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中國鐵合金網訊：十年間，包鋼稀土集團信息化負責人張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無到有，從當初兩臺最簡單的PC，沒有軟件系統的應用，到現如今很多業務流程都在系統上運行。張琳遵循“需求驅動”模式，以現有需求帶動信息化建設，而不是盲目投入。OA推廣期間，從幾條發文流程用起，先讓大家用起來，慢慢熟悉泛微OA系統。
畢業于計算機專業的張琳自打一出大學大門就來到了內蒙古包鋼稀土(集團)高科技股份有限公司(以下簡稱“包鋼稀土”)工作，一直從事信息化事業，轉眼已有十個年頭。十年間，張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無到有，從當初兩臺最簡單的PC，沒有軟件系統的應用，到現如今很多業務流程都在系統上運行。
作為中國稀土行業的龍頭企業，包鋼稀土大力實施“新稀土”發展戰略，推進資源整合，努力打造“國內最強，世界一流”的現代化優秀稀土企業。而在張琳看來，信息化在提升包鋼稀土運營效率的同時，也要遵循一定的信息化原則，循序漸進地貫徹，讓它潛移默化地進入大家心中。
遵循“需求驅動”模式
對信息化的態度永遠是：既要用的上，也要用的好。
——包鋼稀土信息化負責人張琳
作為包鋼稀土集團信息化戰略的第一步，2013年1月，OA系統在包鋼稀土試運行。據統計，現在電腦端OA用戶數已達500余人，手機端OA用戶數也已達100余人，后續集團再把OA系統輻射所有分子公司實現遠程化管理后，這個數字還將大幅攀登。
包鋼稀土信息化負責人張琳遵循“需求驅動”模式，以現有需求帶動信息化建設，而不是盲目投入。OA推廣期間，從幾條發文流程用起，先讓大家用起來，慢慢熟悉泛微OA系統。之后，再把紙質的工具和模式逐步轉化到OA上來，讓大家慢慢去接受這個平臺，直到員工確實覺得OA能給自己帶來方便以后，包鋼稀土才開始全面實施電子化流程。
“剛開始流程太多反而會讓大家有抵觸情緒，不愿意上手去試，從而使傳統方式改變成無紙化產生不習慣。此外，如果一下子展開對人力、物力都是一個考驗，將來推廣也是一個比較大的問題。信息化并不是盲目地，而是有規劃地，不能為了做信息化而做信息化，而是為了解決業務上的一些難題。對信息化的態度永遠是：既要用的上，也要用的好。”
張琳強調，OA還有很多功能有待挖掘，下一步需要探討怎么樣真正把OA更多的功能發揮出來。同時，OA是提高辦公效率必不可少的工具，是企業發展的必然選擇。
改變工作方式
讓信息化悄悄地、潛移默化地進入用戶心中。
——包鋼稀土信息化負責人張琳
據包鋼稀土信息化負責人張琳所說，目前OA系統一共有7-8類流程，主要遍及人事、行政、會議等。未來還將在平臺上建設銷售、倉儲類流程。銷售類電子流程改變線下紙質發票、紙質合同管理方式;倉儲類電子流程則在系統中建立產品的庫存，以往填個庫存單，入庫，定期每個月清點的模式將不復存在，轉變成在OA系統上查庫存，自動查詢哪類產品有庫存壓力。
記者留意到，知識分享也逐步在包鋼稀土深入人心。例如，組織人事部“黨的群眾路線”專題門戶，每期都會有簡報發上OA，稀土專刊都從傳統紙質刊物轉化成電子專刊，也為包鋼稀土減少了相當一部分紙質成本，大家都開始適應并認可這種新的變化。
隨著包鋼稀土的不斷發展，傳統辦公模式被顛覆，信息化優勢顯得十分重要并不斷凸顯。張琳舉例道，原先我們發送傳輸某個發文，至少需要半天時間，如果文件有幾百份的話，既要排版，又要打印，還要運送;而現在這種情況完全改變了，只要完成電子排版后，鼠標輕輕一點，送達幾百個人也只需1-2分鐘就發下去了，而且大家傳閱速度都比較快。
“信息化正在改變著我們的工作方式和工作模式，我們也要主動適應、接受這種變化。每個信息化系統，總是人在操作，需要人去適應。讓信息化悄悄地、潛移默化地進入用戶心中。現在大家都比較適應了，還是覺得OA好，提升了工作效率。”張琳說。
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